ReplyButler – Textbausteine und mehr für Outlook

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Warum sich Outlook zu einem Quasi-Standard entwickelt hat, werde ich wohl nie ergründen. Um so erschreckender das (im Prinzip bei jedem Mailprogramm) viele Standard-Aufgaben immer wieder und immer wieder durchgeführt werden müssen. Man kann ja eigentlich froh sein, dass Outlook es schafft, eine Signatur einzufügen. Natürlich gibt es die Regeln, aber die Möglichkeiten, die man damit hat, sind begrenzt, und beim Mail Schreiben nützen sie eh nichts. Natürlich wird jetzt jemand sagen, dass man mit ominösen Bordmitteln von Outlook das irgendwie geregelt bekommt. Klar – wird irgendwie gehen, es gibt ja sogar Leute die einen Exchange-Server administrieren können.

Schnelle Abhilfe schafft hier das Tool ReplyButler, das auch in einer Freeware-Version zur Verfügung steht. Die Möglichkeiten der Business-Version können 30 Tage lang frei getestet werden.  Das Tool automatisiert direkt eine ganze Reihe von Aufgaben im direkten Umgang mit Mails.  Beim Antworten fügt es zum Beispiel auf Wunsch automatisch eine Anrede und eine Grußformel ein. Hierbei berücksichtigt es sowohl Geschlecht als auch den Stil (Du/Sie). Mehrsprachigkeit ist dabei auch kein Thema.

Screenshot von ReplyButler

Viel netter ist allerdings die Unterstützung von Textbausteinen! Wer kennt nicht das lästige Angebot schreiben, das stets mit den gleichen Floskeln anfängt und endet. Hier ist ReplyButler eine starke Arbeitserleichterung. Allerdings muss man in der Freeware-Edition mit den fest vorgegebenen Textbausteinen des Herstellers leben. Aber in einer kostengünstigen Home-Edition kann man eigene Textbausteine erfassen. Die Business-Edition schafft sogar ein Abgleich von Textbausteinen über das Netzwerk zwischen mehreren Outlooks. Besonders dies dürfte für Unternehmen von großem Interesse sein. Hier könnte der Chef Textbausteine vorgeben, die dann von einem Erfüllungsgehilfen genutzt werden, um ihm ein Großteil der Mails abzunehmen.

Verzögertes Senden ist übrigens auch ein nettes Feature. Zielgenaues Absenden von E-Mail (bei Angestellten zum Beispiel passend zur Mittagspause) ist damit problemlos möglich. Alles in allem kann man sagen, das gerade Viel-Schreibern der ReplyButler viel Arbeit abnehmen kann. Wer sich das Ganze etwas genauer angucken will, kann dies in einem Video auf der Homepage des Herstellers.